Đây là các quy tắc: Mọi công việc phải làm trong ít nhất 30 phút. Ví dụ như nếu tôi bắt đầu sửa một bản thảo, tôi phải mất ít nhất 30 phút chỉnh sửa. Nếu tôi cần hoàn thành một công việc nhỏ, như làm ra một biểu mẫu. Tôi phải tiêu tốn ít nhất 30 phút làm việc này.

Điều quan trọng, kiểm tra email, tìm kiếm thông tin online được coi như những việc nhỏ. Nếu tôi cần phải kiểm tra hòm thư đến hoặc lấy một chút thông tin từ web. Tôi phải tiêu ít nhất 30p để làm những việc nhỏ tương tự.

Tôi đi theo các quy tắc trên trong một ngày làm việc. Bài viết này mô tả tôi đã làm nó ra sao và tôi học được gì:

Động lực cho trải nghiệm của tôi nghe có vẻ quen thuộc. Trong hơn nửa thập kỷ, các nhà nghiên cứu đã gióng hồi chuông báo động về sự nguy hiểm của những công việc đa nhiệm (multitasking), Gloria Mark, là ví dụ, một giáo sư tại trường đại học California ở Irvine phát hiện ra rằng những người làm về công nghệ mà ông nghiên cứu, trung bình sẽ chỉ tâp trung chỉ 11 phút là họ bị sao lãng, rồi sau đó họ cần tới 25 phút để trở lại công việc.

Nhưng với một số công việc, phản ứng tức thời lại cần thiết. Như một học giả, tôi là người làm theo to-do list (danh sách cần làm) – để làm việc của mình, tôi phải theo dõi các công việc bên nhà cung cấp, vậy theo nghiên cứu trên, tôi sẽ mất nhiều thời gian để tập trung lại. Theo cách to-do list, bỏ qua những thứ nhỏ không phải là một lựa chọn, nhưng làm việc trong trạng thái chú ý ngắt quãng cũng không tốt gì cả.

* Continuous Partial Attention: Một số nguồn dịch là Chú ý lơ mơ. Nhưng người dịch thấy không đúng hoàn toàn ý nghĩa, nên dùng từ Chú ý ngắt quãng liên tục (Không tập trung lâu vào 1 vấn đề)

Giải pháp để tình thế khó khăn này là phương pháp được biết tới ngày nay: Batching – Phân đợt

Kiểm tra email chỉ là một việc nhỏ cần làm nhiều lần trong một ngày! Làm việc với khối lượng lớn mà không mất tập trung! Mọi người đã nghe lời khuyên này. Nhưng hầu hết không ai làm theo nó!

Đây là lý do tôi chia sẻ kinh nghiệm của mình. Tôi muốn thấy điều gì sẽ xảy ra nếu tôi ép bản thân vào việc Phân đợt.

Tôi có một cuộc hẹn với bác sĩ vào 10 giờ sáng, vì thế tôi quyết định tập trung viết dự án từ 8h tới 10h. Tôi cảm thấy cán dỗ thông thường với việc kiểm tra email trong lúc tôi đang viết – trong trường hợp này – với quy tắc trên, tôi không cho phép nó xảy ra. Việc mở hòm thư sẽ lấy của tôi ít nhất 30 phút.

Đến thời điểm cuộc hẹn lúc 10 giờ sáng, tôi thấy rằng mình nhìn nhầm giờ hẹn. Cuộc hẹn sẽ diễn ra vào lúc 11 giờ trưa.

Tôi ép buộc mình nghĩ về một thứ trong vòng 30 phút, tôi bắt đầu dành thời gian từ 10 tới 10:30 để tiếp tục viết dự án của mình cạnh một thư viện gần đó. Sau đó từ 10:30 – 11:00, tôi làm một đợt nhiệm vụ nhỏ trong ngày. Tôi tin rằng trong thời gian để làm đợt nhiệm vụ nhỏ, tôi sẽ giải quyết được nhiều việc trong danh sách việc cần làm. Tôi bắt đầu check mail và cố gắng tập trung vào những thứ được liệt kê theo, ai cần, điều gì, và khi nào.

Sau cuộc hẹn của mình, tôi về nhà, chạy bộ một lúc và tự làm bữa trưa của mình.

Lúc này là 1:30 và thời gian biểu vẫn chặt chẽ. Mục tiêu buổi chiều của tôi là tiếp tục làm việc với nhưng vấn đề quan trọng cần nghiên cứu. Để làm điều này, tôi cần xem lại những email mà tôi đã viết nháp. Nhưng nó là một đợt công việc nhỏ khác tốn ít nhất 30 phút, tôi phải cẩn thận khi làm.

Kể cả việc khó khăn hơn là tôi phải gặp đồng nghiệp để trao đổi về những khó khăn trong khi nghiên cứu vấn đề. Ở một ngày thông thường, tôi có lẽ gửi thư cho anh ta và nói rằng “Chúng ta sẽ gặp lúc nào?”, và sau đó vẫn mở hòm thư đợi đến khi anh ấy hồi đáp. Theo quy tắc, hơn nữa, trong chiến thuật mà tôi đang nói, việc này không xảy ra.

Tôi vẫn tiếp tục đi theo phương pháp:

Tôi coi việc đi lại giữa nhà và nơi làm việc thành thời gian giải quyết các nhiệm vụ nhỏ. Vậy nên, tôi sẽ tiếp tục viết các bản nháp và kiểm tra thư trước khi rời nơi làm việc. Tôi sẽ nghĩ khi viết mail và trả lời trong khi di chuyển. Sau đó khi tới văn phòng, tôi gửi đi các hồi đáp và đóng lại những đợt nhiệm vụ nhỏ này.

Để làm chủ lịch làm việc, tôi gửi đồng nghiệp của mình một lá thư như sau: Trong buổi chiều hôm nay tôi sẽ thực hiện dự án, nếu bạn rảnh thời gian đó hãy dừng lại nơi làm việc của tôi, nếu không thì nói với tôi vào sáng mai khi chúng ta có thể gặp và tôi sẽ tới chỗ bạn lúc cuối ngày để giải quyết.” Vì vậy tôi tự giải phóng mình việc kiểm tra hộp thư đến trong suốt buổi chiều.

Từ 2 giờ tới 5:30 tôi tiếp tục nghiên các vấn đề đang gặp. Quy tắc đặt ra giúp tôi bỏ đi những yếu tố sao lãng – dù có điều gì xảy ra – điều này có vẻ giúp tôi tăng cường khả năng tập trung “Có một động lực thật sự lúc này.” tôi viết vào sổ của mình.

Lúc 5:30, tôi quyết định làm những đợt công việc nhỏ để đóng lại một ngày làm việc. Tôi coi nó như một thách thức: Làm sao để giải quyết mọi thứ trong 30 phút? Thời gian thúc ép tôi thực hiện mọi thứ từ lúc 5:30. Tôi trả lời email, trả lời người đọc blog, trả tiền thuê nhà, phê duyệt thiết kế, gửi thư tới vài người bạn cũ, lên kế hoạch cho ngày mới, ghi lại những trải nghiệm hiện tại.

Cuối cùng, động lực làm việc khiến tôi bị lố qua 6h chiều và tôi gần như kết thúc mọi thứ lúc 6:30. Điều này trễ hơn thời gian làm việc thường ngày, nhưng nguyên một ngày tôi cảm thấy thoả mãn vì hoàn toàn tập trung làm việc.

Tôi sẽ bắt đầu với khía cạnh tiêu cực của trải nghiệm này

Phân đoạn là việc vô cùng khó

Nó đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch để chắc bạn có đủ thông tin cần thiết để nhóm thông tin. Nó cũng yêu cầu sự giao tiếp thận trọng. Trả lời email, đôi khi khá phức tạp hơn bạn nghĩ – nó không đơn thuần là chỉ đọc email để lấy thông tin.

Nói cách khác, việc phân đợt yêu cầu làm nhiều việc hơn là không phân đợt. Đây là lý do tôi hiểu, hầu hết mọi người từ bỏ nỗ lực tự nhiên để xây dựng sự tập trung trong ngày: một khi nó trở nên không không rõ ràng để tiếp tục, họ bỏ nó.

Còn đây là những điều tích cực

Có một quy tắc rõ ràng rằng ngăn cấm bất cứ sự sao lãng nào trong quá trình cần tập trung. Tôi vẫn cảm thấy sự lôi cuốn của việc này. Biết sử dụng nó giúp bạn giảm thiểu những vấn đề khẩn cấp.

Ở mặt khác, phần trăm thời gian tiêu vào công việc khá tốt. Tôi đá có được 2.5 giờ tập trung viết dự án và 3,5 giờ nghiên cứu vấn đề. Đó là 6 giờ trong một ngày tôi tập trung mà không bị sao lãng, cho dù là liếc qua email.

Lời cuối cho bài

Tính cách con người vô cùng kì diệu. Đôi khi bạn cần nhiều năm, thậm chí cả đời để nắm bắt tính cách người đối diện, nhưng cũng có những 'hạng mục' bạn nhận thức ngay từ những tích tắc trò chuyện đầu tiên.

Nếu như người Việt có câu ‘nhìn mặt mà bắt hình dong’ thì các nhà tâm lí học phương Tây cũng dùng thuật ngữ ‘lát cắt mỏng’ để chỉ việc đánh giá một người chỉ trong nháy mắt hay dựa trên lượng thông tin vô cùng khiêm tốn về người đó. Không bảo đảm chính xác tuyệt đối nhưng cũng không thể phủ nhận nhận thức bản năng của con người hoạt động vô cùng hiệu quả.

1. Bạn có đáng tin?

Bạn có tin rằng người khác có thể đánh giá mức độ tin cậy của bạn chỉ trong một phần mười giây!

Kết quả này đã được kiểm nghiệm dựa trên kết quả  nghiên cứu từ hai nhóm sinh viên đại học. Một nhóm có khoảng thời gian vô cùng ngắn ngủi – 100  phần nghìn giây để đánh giá độ hấp dẫn, tính cạnh tranh, khả năng thích ứng và độ tin cây của các diễn viên thông qua gương mặt của họ. Nhóm còn lại có thể nhìn bao lâu tùy thích. Kết quả cuối cùng cho thấy đánh giá về độ tin cậy của hai nhóm gần như trùng khớp mặc dù có sự chênh lệch lớn về thời gian.

Với nhà tuyển dụng, nếu bạn chỉ chăm chú trình diễn kiến thức, kĩ năng mà mình có thì lòng tin của người đang lắng nghe với bạn đã giảm mất một nửa. Hãy là người khiêm tốn và bày tỏ ánh mắt chân thành và biết ơn với người đang dành thời gian phỏng vấn bạn. Bên cạnh đó, việc bạn 'nói xấu sau lưng' sếp cũ cũng là cách nhanh nhất dẫn bạn đến thất bại trong buổi phỏng vấn bởi vì họ hầu như sẽ không có lòng tin với người như bạn. Thay vì đó, bạn nên nhận thức tìm đến cơ hội mới cho bản thân chính là cách F5 và thách thức chính mình.

2. Bạn có phải người có địa vị cao?

Phong cách ăn mặc hiển nhiên ảnh hưởng rất lớn đến cách người khác đánh giá địa vị xã hội của bạn. Hiển nhiên, nếu bạn khoác lên mình những bộ cánh hàng hiệu, bạn sẽ ‘sang trọng’ hơn rất nhiều trong mắt người đối diện. Không những vậy, người khác còn phần nào đánh giá được thành công trong cuộc đời bạn bằng vẻ bề ngoài, phong cách ăn mặc và phong thái khi giao tiếp của bạn.

Các nhà nghiên cứu đều chia sẻ chung quan điểm rằng con người dù có khác nhau như thế nào nhưng vẫn sẽ giữ chung cách đánh giá về sức hấp dẫn, tính tốt bụng cũng như độ đáng tin cậy của người nói chuyện với mình.

3. Bạn có phải người đồng tính?

Khoảng thời gian tối thiểu để bạn có thể nhận diện khuôn mặt của một người cũng tương đương với khoảng thời gian bạn cần có để xác định một người đàn ông có ‘chính hiệu’ hay không.

Nhận thức giới tính thực của một người đàn ông là minh chứng cụ thể cho cơ chế nhận thức bản năng và vô cùng nhanh nhạy của con người.

4. Bạn có phải là người thông minh?

Thông qua cách bạn trò chuyện với người khác cũng như trình bày một vấn đề, người khác có thể đánh giá sự thông minh, linh hoạt của bạn. Một người có đầu óc hiển nhiên sẽ trình bày logic, có ngọn nguồn và thuyết phục người nghe. Ngược lại, nếu bạn nói năng lắp bắp, đưa ra vấn đề lộn xộn, không thống nhất, người đối diện sẽ nghi ngờ về con người thông minh của bạn.

Tuy nhiên, nếu như cách đây một, hai thập kỉ cặp kính dày là ‘minh chứng hùng hồn’ cho sự uyên bác thì ở thời điểm hiện  tại con người cần thêm nhiều lí do hơn nữa để kết luận những người đeo kính dày là người thông minh.

5. Bạn có nữ tính?

Tại Anh, nghiên cứu chỉ ra rằng phụ nữ xăm ở những vị trí dễ nhìn kém hấp dẫn, nghiện bia rượu và lăng nhăng hơn so với số còn lại. Đây dường như đã trở thành khuôn mẫu đánh giá những người phụ nữ xăm mình.

Nghiên cứu cũng giải thích thêm phụ nữ có hình xăm thường theo chủ nghĩa ladette (lối sống phóng khoáng, cư xử như phái mạnh). Họ yêu thích các loại đồ uống có cồn, thích chơi thể thao, thích xe hơi và thích đọc các tạp chí dành riêng cho đàn ông.

6. Bạn là người có ảnh hưởng lớn?

Bạn sẽ thay đổi cách nhìn về những người hói đầu sau khi đọc những dòng dưới đây. Hói đầu không chỉ đơn thuần là thiếu thẩm mỹ, đó là một biểu tượng cho quyền lực.

Các nhà nghiên cứu tin tưởng rằng những người đàn ông cạo đầu có sức hút và ảnh hưởng hơn so với những người bình thường khác. Khi cạo đầu, hiển nhiên trông họ sẽ nổi bật, nam tính, mạnh mẽ hơn rất nhiều. Do vậy, nếu bạn thực sự dũng cảm, muốn ghi điểm với người đối diện, bạn hãy thử cách này xem sao !

7. Bạn có phải người ưa mạo hiểm?

Bên cạnh vẻ bề ngoài, dáng đi của mỗi người cũng ‘tiết lộ’ rất nhiều về tính cách của họ. Những người có dáng đi thảnh thơi có xu hướng ưa thích mạo hiểm và hướng ngoại nhiều hơn. Ngược lại, nếu bạn đang sở hữu dáng đi vồn vã, hấp tập, điều đó cho thấy bạn dễ ảnh hưởng bởi cảm xúc và không chọn con đường mạo hiểm và chông gai.

7. Bạn có phải người ưa mạo hiểm?

Bên cạnh vẻ bề ngoài, dáng đi của mỗi người cũng ‘tiết lộ’ rất nhiều về tính cách của họ. Những người có dáng đi thảnh thơi có xu hướng ưa thích mạo hiểm và hướng ngoại nhiều hơn. Ngược lại, nếu bạn đang sở hữu dáng đi vồn vã, hấp tập, điều đó cho thấy bạn dễ ảnh hưởng bởi cảm xúc và không chọn con đường mạo hiểm và chông gai.

Design.vn